Stress und Termindruck prägen den Alltag vieler Berufstätigen. Könnte die Einführung eines Zeitmanagements Abhilfe schaffen? Ist das auch für Handwerksbetriebe mit den ständigen Terminverschiebungen ein Thema? Was steckt dahinter? Die SZ hat nachgefragt.
Die Schreinerzeitung, Nummer 1, 5. Januar 2012
Eigentlich hätte das Telefoninterview mit Remo Tschaggelar für diesen Beitrag heute Morgen um acht Uhr stattfinden sollen. Doch ein kurzfristiger Baustellentermin brachte die Zeitplanung ins Wanken, so dass das Gespräch verschoben werden musste. «Wir kämpfen dauernd gegen Zeitnot», sagt der Geschäftsführer der Tschaggelar Bau- und Möbelschreinerei GmbH in Bern. Eine seriöse Terminplanung sei heutzutage kaum mehr möglich, weil vieles dank E-Mail- und Handy-Kommunikation sehr schnelllebig geworden ist.
«In der Zusammenarbeit mit Architekten und Ingenieuren hatten wir früher mehr Zeit, uns mit den Plänen und Projekten auseinanderzusetzen», erzählt Remo Tschaggelar. Dies habe sich in den letzten Jahren verändert. Termindruck und eine mangelnde
Zeitplanung prägen den Schreinereialltag. Aus diesem Grund hat sich Remo Tschaggelar entschieden, das Seminar zum Thema Zeitmanagement an der Höheren Fachschule Bürgenstock zu absolvieren, um mehr im Umgang mit der Zeit zu lernen und zu erfahren, wie Berufskollegen mit Zeitmangel und Termindruck umgehen.
Wie plane ich meinen Arbeitsalltag? Welche Prioritäten setze ich? Mit einem guten Zeitmanagement gehört der tägliche Wettlauf gegen die Zeit der Vergangenheit an.
Ein Drittel fühlt sich gestresst
Remo Tschaggelar ist mit seinem Zeitproblem nicht alleine. 34,4% der Erwerbstätigen in der Schweiz fühlen sich häufig oder sehr häufig gestresst. Im Vergleich zum Jahr 2000 sind damit rund 30% mehr Erwerbstätige chronisch, das heisst länger andauernd, gestresst, wie eine vom Staatssekretariat für Wirtschaft (Seco) in Auftrag gegebene Studie ergeben hat. Das Erleben von Stress hängt dabei vor allem mit Zeitdruck, unklaren Anweisungen, sozialer Diskriminierung und dem Erledigen von Arbeitsabläufen in der Freizeit zusammen. Die Studie kommt zum Schluss, dass das Führungsverhalten von Vorgesetzten das Stressempfinden und die Gesundheit massgeblich beeinflussen kann. Ein bewusster Umgang mit der Zeit im Rahmen eines Zeitmanagements für alle Mitarbeitenden trage wesentlich zur Verbesserung der Unternehmenskultur bei, ist Jacqueline-Denise Gabus, Referentin zum Thema Zeitmanagement an der Höheren Fachschule Bürgenstock, überzeugt. Denn Zeitmanagement habe einen direkten Einfluss auf die Arbeitsqualität jedes Einzelnen, aber auch auf die Art der Zusammenarbeit im Team.
Die Zeit optimal nutzen
«Zeitmanagement bedeutet jedoch nicht, die Zeit zu managen. Vielmehr geht es darum, die Zeit, Arbeitsabläufe und Prozessmanagement so zu gestalten, dass sie optimal genutzt werden können. Ausserdem soll das Selbstmanagement im Umgang mit der Zeit gefördert werden», erklärt die Expertin. Wer sich mit Zeitmanagement auseinandersetzt, wird mit Fragen konfrontiert wie zum Beispiel: Wie plane ich meinen Arbeitsalltag? Warum mache ich dies so und nicht anders? Welche Prioritäten muss ich setzen? Wo lauern die Zeitfresser und wie kann ich sie eliminieren? «Schlussendlich wollen wir unsere Energiebilanz verbessern und optimieren, was vor allem mit der persönlichen Einstellung und mit Selbstmanagement zu tun hat», so Jacqueline- Denise Gabus.
Doch weshalb braucht es überhaupt diese Auseinandersetzung mit der Zeit? Und warum führen wir diesen ständigen Kampf gegen Zeitnot und Termindruck? Die Gesellschaft ist bekanntlich schnelllebiger geworden. Die moderne Kommunikationstechnologie entpuppt sich in vielen Fällen als Fluch und Segen zugleich. Gerade die E-Mail-Kommunikation ist in vielen Fällen zum Zeitfresser geworden. «Weil heute alles viel schneller gehen muss, wird die Zeit meist sehr subjektiv erlebt. Wir konzentrieren uns auf diese Hindernisse und belasten uns dadurch. Hinzu kommt die zunehmende Vermischung beziehungsweise Vernetzung von Beruf und Freizeit. Dank Handy sind wir 24 Stunden am Tag erreichbar. Und aufgrund von Leistungsdruck und Existenzangst setzen wir nicht selten falsche Prioritäten – zu Ungunsten unserer Gesundheit», kommt Jacqueline-Denise Gabus zum Schluss. In manchen Handwerksbetrieben, wo die Inhaber stark in das operative Geschäft involviert sind, fehle meist die Zeit für strategische Fragen, Kundenbindung und grossräumiges Denken. Dies kann Remo Tschaggelar bestätigen: «Unterm Jahr bleibt keine Zeit für Strategien und Visionen. Ich nehme mir jeweils Zeit dafür zwischen Weihnachten und Neujahr, um mich mit solchen Themen zu beschäftigen.»
Bewussterer Umgang mit der Zeit
Der Weg zu einem funktionierenden Zeitmanagement führt über die Analyse der bestehenden Abläufe und Zeitstrukturen. In dieser Phase gilt es, im Rahmen einer Auslegeordnung die Probleme zu analysieren: Was sind die Gründe für den Zeitmangel? «Mit dem Zeitmanagement geben wir den Leuten Werkzeuge in die Hand, die ihnen einen bewussteren Umgang mit der Zeit ermöglichen.» Eines dieser Werkzeuge ist die Handhabung von Terminprogrammen im Computer, mit denen man die Möglichkeit hat, sich bestimmte Zeitfenster gezielt zu reservieren.
Auf der wirtschaftlichen Seite mache sich Zeitmanagement ebenfalls bezahlt. Stehen die Mitarbeitenden nicht dauernd unter Zeitdruck, passieren weniger Fehler. Es wird effizienter gearbeitet, die Arbeitszufriedenheit steigt. Dadurch verringern sich die krankheitsbedingten Absenzen wie auch die Fluktuation. Und schliesslich gehe eine solche Entwicklung auch an den Kunden nicht spurlos vorbei, ist Jacqueline-Denise Gabus überzeugt. Trotz aller Vorteile und Argumente stösst die Einführung eines Zeitmanagements gerade am Anfang nicht selten auf Skepsis und Widerstand. Jacqueline-Denise Gabus wertet diese Reaktion jedoch als positiv: «Widerstand gegenüber der Einführung und Umsetzung ist als positiv zu werten. Er ist immer noch ein Zeichen, dass sich Leute damit beschäftigen. Schlimmer ist keine Reaktion, da die Leute dann innerlich resigniert haben und sich nicht mehr mit der Thematik auseinandersetzen wollen.»
Schritt für Schritt
Wichtig sei, auf allen Ebenen entsprechend zu kommunizieren und während des Einführungsprozesses Meilensteine zu setzen. Ein Zeitmanagement sollte kontinuierlich und Schritt für Schritt eingeführt und umgesetzt werden. Von Zeit zu Zeit müsse das Zeitmanagement auch kontrolliert und verbessert werden, schliesslich befindet sich das Unternehmen dauernd in Bewegung. «Mit einem Firmenevent oder einer Klausur könnten solche Themen ausserhalb der vier Wände des Betriebs diskutiert werden. Dabei geht es um Fragen wie: Was haben wir erreicht? Wo stehen wir heute? Wie können wir uns verbessern? Wohin wollen wir?», schlägt Jacqueline-Denise Gabus vor. Durch die Auseinandersetzung mit Zeitmanagement habe sich in seinem Arbeitsalltag bereits einiges verändert, freut sich Remo Tschaggelar. So habe er sich im Outlook- Terminprogramm bestimmte Zeiten fix reserviert. Am Mittwochvormittag etwa stehen fixe Baustellenbesuche auf dem Programm. Der Donnerstagnachmittag ist für Büroarbeiten reserviert. «An diesen Fixzeiten halte ich fest. Bis jetzt geht das recht gut. Es braucht jedoch ein gewisses Mass an Selbstdisziplin, um diese Vorgaben einzuhalten. » In Zukunft möchte Remo Tschaggelar auch für alle Mitarbeitenden und Lernenden ein Zeitmanagement einführen.
Prozesse überdenken
Auch delegieren will gelernt sein Es fällt nicht allen leicht, Verantwortung abzugeben, zu delegieren und sich dadurch zu entlasten. «Die Auseinandersetzung mit Zeitmanagement verändert die Denkart gegenüber sich selbst, aber auch gegenüber den Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Dies führt zu mehr Achtung, Respekt und Verständnis füreinander. Man lernt zudem, Prozesse zu überdenken, Abläufe zu vereinfachen und das Bewusstsein für all das zu fördern, was einem wichtig ist», informiert Jacqueline-Denise Gabus.
